Pengadaan SDM

1. Tujuan Pengadaan SDM

a. Aspek Kuantitatif

Kuantitatif berhubungan dengan jumlah. Pengadaan SDM dilihat dari aspek kuantitatif brtujuan unutk menjamin jumlah personalia yang tepat. Untuk mencapai tujuan tersebut fungsi ini menggunakan dua perangkat:

1) perangakt analisis beban kerja (workload analysis) yang bertujuan untuk menentukan berapa jumlah personalia yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dan berapa jumlah tanggung jawab atau beban yang tepat dilimpahkan kepada seorang petugas

2) perangkat analisis angkatan kerja (workforce analysis) yang bertujuan untuk menentukan kebutuhan akan personalia yang dipergunakan untuk dapat mempertahankan kesinambungan normal suatu organisasi.

b. Aspek Kualitatif

Pengadaan SDM dilihat dari aspek kualitatif, bertujuan untuk menjamin mutu personalia yang tepat. Kiblat yang digunakan untuk menjamin aspek kualitatif adalah kiblat pada standar personalia yang dilakukan melalui:

1) analisis jabatan (job analysis) yang akan meneliti segala fakta pekerjaan dan segala hal yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut dengan memperhatikan kesanggupan setiap komponen

2) deskripsi jabatan (job description) yang akan menjelaskan tanggung jawab dan wewenang untuk suatu jabatan tertentu

3) spesifikasi perkerjaan (job specification)untuk menetapkan syarat dan kondisi untuk melaksanakan suatu pekerjaan dengan efektif.

2. Analisis Jabatan/Pekerjaan

Analisis pekerjaan adalah suatu informasi tertulis mengenai pekerjaan apa saja yang haruas dikerjakan dalam suatu perusahaan agar tujuan tercapai.

Manfaat analisis pekerjaan akan memberikan informasi tentang aktivitas pekerjaan, standar, konteks pekerjaan, persyaratan personalia (personnel requirement), perilaku ,manusia dan alat-alat yang akan dipergunakan.

Pengertian analisis pekerjaan berbeda dengan studi gerak (motion study). Analisis pekerjaan menganalisis pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan dalam suatu perusahaan, agar tujuan tercapai. Adapun studi gerak mempelajari gerakan-gerakan yang paling efisien dan efektif untuk melakukan sesuatu pekerjaan.

PERBEDAAN JOB ANALYSIS DENGAN MOTION STUDY

Perbedaaan	Job Analysis	Motion Study
1. Tujuan	· Memberikan gambaran terhadap sesuatu jabatan	· Mengubah dan memperbaiki metode kerja
2. Ruang Lingkup	· Menyeluruh, mencakup tugas, tanggung jawab	· Mengubah dan memperbaiki gerakan-gerakan
3. Tingkat Ketelitian	· Kurang teliti	· Sangat teliti
4. Organisasi	· Dilakukan oleh bagian personalia	· Dilakukan oleh industrial engineers
5. Teknik	· Observasi, wawancara, kuisioner	· Observasi photografi, stopwatch
6. Kegunaan	· Perekrutan, latihan, pengupahan, dll.	· Memperbaiki metode dan standarisasi

3. Metode Analisis Jabatan/Pekerjaan

a. Metode Kuisioner

Metode kuisioner, yang biasa digunakan oleh metode kuantitatif dalam penelitian yang mendukung analisis jabatan/pekerjaan, jamaknya berhubungandengan suatu instrument penelitian yang digunakan untuk menetapkan jawaban-jawaban atas sejumlahnya pertanyaan dengan menggunakan formulir yang akan diisi oleh responden sendiri.

b. Metode Wawancara

Metode wawancara yang mendalam sangat berguna, khususnya bagi penarikan kesimpulan kualitatif.

c. Metode Deskriptif Naratif

Metode ini dianjurkan kepada para pejabat dan para penyelia. Metode ini sering disebut “metode buku harian”. Metode ini sangat berguna untuk memberikan penilaian kualitatif terhadap “sejarah” jabatan yang menjadi tanggung jawab seseorang.

d. Metode Pengamatan

Metode ini sering menggunakan instrument penelitian yang sama seperti kuisioner, daftar isian dan instrument lainnya.

4. Langkah Analisis Jabatan/Pekerjaan

Proses dalam menganalisis jabatan/pekerjaan melalui langkah-langkah sebagai berikut:

a. Menentukan penggunaan hasil informasi analisis jabatan/pekerjaan, artinya penganalisis harus mengetahui secara jelas apa kegunaan hasil informasi analisis jabatan/pekerjaannya. Informasi hasil analisis jabatan/pekerjaan dipergunakan unmtuk menetapkan job description, job specification dan job evaluation dalan pengadaaan pegawai.

b. Mengumpulkan informasi tentang latar belakang, artinya penganalisis mengumpulakan dan mengkualifikasikan data, meninjau informasi latar belakang seperti bagai prganisasi, bagan proses dan uraian pekerjaan.

c. Menyeleksi muwakal jabatan yang akan dianalisis, artinya penganalisis harus memiliki beberapa muwakal jabatan untuk dianalisis.

d. Mangumpulkan informasi analisis jabatan/pekerjaa, artinya penganalisis kemudian mengadakan analisis jabatan/pekerjaan secara aktual dengan menghimpun data tentang aktivitas pekerjaan, perilaku karyawan yang diperlukan, kondisi kerja dan syarat-syarat personel yang akan melaksanakan pekerjaan.

e. Meninjau informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan , artinya analisis pekerjaan menyediakan informasi tentang hakikat dan fungsi pekerjaan. Informasi hendaknya diverifikasi dengan pekerja yang akan melaksanakan pekerjaan itu serta atasan langsung karyawan bersangkutan.

f. Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan, artinya penganalisis pekerjaan kemudian menyusun uraian pekerjaan, uraian jabatan dan evaluasi pekerjaan.

g. Meramalkan/memperhitungkan perkembangan perusahaan, artinya penganalisis harus juga memperhitungkan/meramalkan perkembangan uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, apakah di kemudian hari diperlukan pengayaan pekerjaan, perluasan pekerjaan dan penyederhanaan pekerjaan dalam perusahaan.

5. Penggunaa Informasi Analisis Jabatan/Pekerjaan

Analisis jabatan/pekerjaan selain menghasilkan job description, job specification dan job evaluation juga berguna untuk hal-hal berikut:

a. Perekrutan dan seleksi (recruitment and selection)

b. Kompensasi

c. Evaluasi jabatan/pekerjaan

d. Penilaian prestasi kerja (performance appraisal)

e. Latihan

f. Promosi dan pemindahan

g. Organisasi

h. Pemerkayaan pekerjaan (job enrichment)

i. Penyederhanaan pekerjaan (work simplification)

j. Penempatan

k. Peramalan dan perekrutan

l. Orientasi dan induksi

6. Deskripsi Jabatan

Uraian jabatan/pekerjaan adalah informasi tertulis yang menguraikan tuigas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam organisasi.

Uraian pekerjaan harus jelas persepsinya mudah dipahami, serta menguraikan hal-hal berikut:

a. Identifikasi pekerjaan atau jabatan, yakni memberikan nama jabatan, seperti rector, dekan, dosen, dan kabag administrasi.

b. Hubungan tugas dan tanggung jawab, yakni perincian tygas dan tanggung jawab secara nyata diuraikan secara terpisah agar jelas diketahui. Rumusan hubungan hendaknya menunjukkan hubungan antara pejabat dengan oaring lain di dalam maupun luar organisasi.

c. Standar wewenang dan pekerjaan, yakni kewenangan dan prestasi yang harus dicapai oleh setiap pejabat harus jelas.

d. Syarat kerja harus diuraikan dengan jelas, seperti alat-alat, mesin0,esin, dan bahan baku yang akan digunakan untuk melakukan pekerjaan tersebut.

e. Pingkasan pekerjaan atau jabatan, hendaknya menguraikan bentuk umum pekerjaan dengan hanya mencantumkan fungsi-fungsi dan aktiviptas utamanya.

f. Penjelasana tentang jabatan di bawah dan di atasnya, yaitu harus dijelaskan dari mana si petugas dipromosikan dan ke jabatan mana si petugas akan dipromosikan.

Kesimpulan

Uraian pekerjaan harus diuraikan secara jelas agar pejabat yang akan menduduki jabatan tersebut mengetahui tugas, tanggung jawab dab standar prestasi yang harus dicapai. Uiraian pekerjaan harus menjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi pekerjaan, supaya pengisian jabatan didasarkan apa baru siapa sehingga mismanajemen dapat dihindari.

DAFTAR PUSTAKA

Hasibuan, Malayu.,Manajemen Sumber Daya Manusia edisi revisi, Penerbit Bumi Aksara, Jakarta, 2005.

Sastradipoera, Komaruddin.,Manajemen Sumber Daya Manusia Suatu Pendekatan Fungsi Operatif edisi revisi, Penerbit Kappa-Sigma, Bandung, 2007.